Introduction à SharePoint: Classification et organisation, 8 de 10

Ce vidéo est une brève introduction sur les méthodes d’organisations dans SharePoint.  Les méthodes d’organisations de vos contenus sont liées à la recherche.  Les éléments clés d‘organisations dans SharePoint sont:

1. Arborescence traditionnelle;
2. Plan de classification qui permet d’imbriquer, au besoin, un calendrier de conservation et une sécurité;  Prendre compte que vous avez besoin d’avoir les produits d’Alcero (Replicate MD et Cyclos) pour appliquer la sécurité et la cote de classification selon le type de vos contenus;
3. Attacher à la bibliothèque documentaire les métadonnées que nous voulons attacher aux documents;
4. Attacher les métadonnées par les types de contenu et créer des vues sans dossier;

Bon vidéo!

La gestion de contenu dans un Intranet et Extranet: Cycle de vie de l’information, Partie 5 de 6

Section organisations de l’information 

SharePoint est un outil très puissant afin de vous aider à organiser l’information selon leur nature. Dans le cas présent, le défi sera la gestion du changement avec vos utilisateurs.  Car les méthodes d’organisations dans SharePoint sont nombreuses, mais laquelle sera adéquate pour vos usagers et votre organisation.  Voici des questions:

•  Les métadonnées sur les contenus vous permettent de ne pas avoir de dossiers.  Que penseront vos usagers de cette approche?
• Vous pouvez rassembler les natures de contenu et demander à vos usagers d’identifer les types de document ou de dossier et demander ou obliger vos usagers à identifier les métadonnées.  Vont-t’il comprendre la valeur de cette nouvelle action?

L’organisation des contenus dans SharePoint est au coeur de votre projet d’implantation.  Car si l’information est adéquatement organisée, vous facilitez sa gestion, sa repérabilité et sa publication.  Pour l’organisation des contenus dans SharePoint vous devrez les catégoriser,  les classifier ou les encadrer pour rencontrer les objectifs de gestion des contenus.

Voici quelques exemples pratiques d’organisation des contenus:

1- Contenu Web

Une architecture de contenu Web pourra être prédéfinie grâce à un système de gestion de contenu Web. Les contenus seront capturés avec une approche gabarit ou de type formulaire et les règles d’affaires seront préétablies.  Naturellement, SharePoint propose une panoplie de méthodes d’organisation selon les contenus.   

Il ne restera plus qu’à entrer certaines métadonnées pour organiser les contenus de type éditorial. De plus, l’organisation aura un effet direct sur la réutilisation et la publication des contenus au sein de l’Intranet vers un Extranet ou d’autres collections de sites SharePoint.  Les contenus publiés sur un site Web sont de différentes sources et son organisation des intrants et extrants est critique pour mener à une implantation réussie.   SharePoint 2010 proposera une infrastructure unifiée pour la gestion des contenus dans un contexte Web, Intranet ou Extranet. 

Le fait de travailler à partir de la même plateforme permet l’ubiquité de l’information, mais requiert une architecture d’information pour l’ensemble de vos contenus.

2- Bureautique

L’information générée par des applications bureautiques (Word, Excel, PowerPoint) est créée et contrôlée dès la capture par l’usager. En conséquence, l’information devra être déposée dans un système central permettant d’organiser et de structurer l’information. Notre vision est que l’organisation de vos contenus se fera directement de Office 2007 ou Office 2010 afin de faciliter la gestion du changement.  Les métadonnées peuvent être sélectionnées directement de vos applications bureautiques.  Les besoins d’organisation pour les informations de type bureautique seront directement reliés au volume et aux fonctionnalités requises pour une gestion documentaire.

3- Données

Dans certains cas, les données seront capturées et organisées dans une liste SharePoint ou reliées à une application d’entreprise. Cette catégorie d’information est sûrement la plus facile à organiser, mais vous devez établir sa relation avec les autres contenus dans SharePoint.  Un projet, par exemple, n’est pas seulement des documents, il y a de la facturation, des données et de l’intelligence d’affaires.

4- Formulaires électroniques

Les formulaires électroniques sont les plus grands gagnants car ils permettent de réunir et de gérer les processus et les tâches et de capturer les informations. L’organisation s’orientera autour des processus et tâches que le formulaire doit supporter.

Les différentes méthodes pour organiser les contenus varient grandement selon leur nature. Plans de classification, métadonnées, taxonomie, règles d’affaires et gabarits de capture sont des exemples d’organisation. Si l’on garde à l’esprit que l’organisation de l’information est centralisée, contrôlée, uniformisée et encadrée, alors la recherche, la collaboration et l’accès à la bonne information n’en seront qu’améliorés.

Suite la semaine prochaine…..

La gestion de contenu pour un Intranet et Extranet: Infrastructure, Partie 2 de 6

Plusieurs approches peuvent être préconisées selon la nature de l’organisation: Gouvernementale, hospitalière, éducationnelle, financière, manufacturière…Certains intranets auront une saveur plus informationnelle, alors que d’autres cibleront des applications critiques de l’entreprise ciblant la performance organisationnelle tel que:

• Encadrement de processus
• Travail collaboratif
• Gestion des procédures organisationnelles
• Automatisation des processus administratifs
• Gestion de projet

Mais le premier défi commun des gestionnaires consistera à sensibiliser les personnes clés de l’organisation pour qu’elles délient les cordons de la bourse et permettent ainsi d’élaborer un intranet et extranet qui ciblera les applications d’entreprise servant à supporter les besoins concrets pour l’ensemble des employés, les applications verticales et desservir adéquatement les partenaires, fournisseurs et clients externes.

SharePoint est une plateforme de développement qui facilitera le déploiement de solution d’entreprise.  En vue de bâtir un intranet et extranet, il est primordial de définir et comprendre clairement les applications, processus et besoins qui seront supporter par la plateforme SharePoint et les différents produits adjacents.  Une organisation et par le fait même, votre intranet et extranet seront composée des trois (3) axes suivants: Processus, Tâches et activités, information structurée (donnée) et non-structurée (contenu/document)

Processus

La première décision à prendre a trait aux processus qui seront soutenus par votre Intranet ou Extranet.  Ils peuvent être variés, comme l’illustrent les quelques exemples suivants:

• Formation et gestion des connaissances
• Élaborer, maintenir et publier les procédures et processus organisationnelles
• Service et support à la clientèle
• Gestion des processus de vente
• Gestion de la production
• Processus des ressources humaines
• Gestion de projet
• Processus de demande de soumission

En fait, une pléthore de processus réside au sein de l’organisation, dont la majorité pourrait être considéré comme « loosely couple ».  Les statistiques démontrent que:

• 65% des activités dans un processus sont inutiles
• 35% des activités sont à valeur faible
• 5% des activités sont à forte valeur ajoutée

Les organisations ont implantées des systèmes d’information ciblant l’information structurée (donnée) de type ERP (gestion des ressources d’entreprise), CRM (service à la clientèle) et MRP (gestion des ressources de production).  Ces systèmes ont ciblés des processus de production, ventes et de support à la clientèle. 

L’intranet et l’extranet sont des applications qui sont aussi critiques car elle ciblent d’autre type de processus et de problématique.  SharePoint est la plateforme idéal pour supporter les besoins d’encadrement des processus grâce à une panoplie de service (BI, Workflow, Formulaires, etc.) et son architecture SOA (service oriented architecture) facilitant les ponts avec d’autre applications.

Dans mes prochains articles je présenterai les aspects des activités et tâches, ainsi que l’aspect des contenus, et contextualiser l’ensemble des trois (3) axes pour un Intranet et Extranet.

La gestion de contenu pour un Intranet et Extranet: Contexte, Partie 1 de 6

En 1993, pour le compte de Xerox, j’étais responsable de la stratégie de publication et de gestion électronique de documents chez Air Canada.  Je discutais avec un responsable de la gestion de l’information de cette compagnie aérienne, pour lui faire valoir l’importance de la gestion électronique des documents dans l’amélioration de la productivité et l’efficacité organisationnelle.  (voir le vidéo plain english de Microsoft sur SharePoint: http://www.microsoft.com/video/en/us/details/76e8d3af-c2bd-42a6-bb12-befcbd041bf1)

Sa réponse fut cinglante: Chez Aire Canada, on gèere de l’information sérieuse et critique, les données!

L’année suivante, j’étais nommé èa la tête du département des solutions avancées et, découvrant l’univers de l’information non structurée (gestion de contenu d’entreprise), je compris que mon interlocuteur d’Air Canada n’était pas au bout de ses peines!  Il n’a pas, malheureusement, été le seul dans ce cas et, une décennie après, force est de constater que nous sommes encore au début de la gestion de contenu pour les Intranet et Extranets, et les technologies de l’information découvrent le potentiel et les avantages qu’amène une gestion des contenus pour la collaboration, productivité et efficacité organisationnelle. 

Les articles suivants seront structurés afin de vous aider à mieux comprendre la gestion de contenu d’entreprise avec SharePoint dans un contexte d’Intranet et d’Extranet.  Les sujets traités seront les suivants:

1. Les fondations d’un Intranet et Extranet
2. Cycle de vie de l’information et l’impact sur l’organisation
3. Structure et nature de l’information
4. Évolution du domaine de la gestion de contenu d’entreprise avant et avec SharePoint
5. Les applications cible de SharePoint
6. Conclusion

Repérabilité dans SharePoint, un mythe ou une réalité?

Lors de l’allocution de Bill English, président de Mindsharp,  au SharePoint Summit 2009 j’ai été très intéressé par son approche de {findability}, soit la repérabilité des contenus dans SharePoint.  Dans sa présentation, il a pu démontrer avec éloquence que la recherche était insuffisante et que nous devions trouver d’autres composantes, éléments ou outils pour vraiment avoir une solution de repérabilité. Je vous recommande d’aller voir le blogue de Peter Morville qui est une référence dans le monde de la repérabilité

Les statistiques sur les défis de la repérabilité parlent d’elles-mêmes :

·         Plus de 30 milliards de documents sont créés et lus annuellement

·         Le coût relié aux contenus représente entre 10 et 15% des revenus d’une organisation (Gartner)

·         85% des documents ne sont jamais retrouvés

·         50% de vos documents sont dupliqués

·         60% des documents sur vos serveurs sont désuets

·         1$ dépensé à la création d’un document demande 10$ à sa gestion.

Pourquoi devrions-nous cibler une approche, stratégie et même trouver une solution de repérabilité pour SharePoint.  Dans les faits, même si les organisations utilisent des outils de recherche, les problématiques suivantes demeurent :

·         Difficile de trouver l’information

·         Incertitude que l’information trouvée est fiable et que c’est la bonne version

·         Méthode de repérage est limitée et chaque usager a son propre schème de pensée pour retrouver une information

·         Devons créer un plan de classification que la majorité des usagers ont de la difficulté à naviguer

Je suis convaincu que vous pourriez facilement ajouter des problématiques à cette liste.

Mais voici un tableau qui indique les pertes de temps dans les organisations, en relation avec la recherche de l’information :

 
Pourquoi ne trouvons-nous pas les contenus recherchés, selon AIIM :

·         71% Faiblesse de l’outil de recherche

·         59% Manque de rigueur et de consistance dans l’identification des contenus

·         55% Faiblesse dans les outils d’identification des contenus (ex : métadonnées)

·         49% Information non disponible en format  électronique

·         48% Navigation des contenus déficients

·         48% Usager ne sait pas comment chercher ou à quel endroit

·         37% L’information change continuellement

·         30% Usager ne peut accéder au système qui contient les contenus

·         22% Usager ne sait pas exactement ce qu’il cherche

·         22% Manque de formation sur l’utilisation des outils

Alors, allons avec l’hypothèse qu’un client me demande de bâtir un outil de repérabilité pour SharePoint, quelles seraient les composantes de ce produit :

1.       Élaborer la solution sur les composantes standards de SharePoint, la recherche en particulier

2.       Permettre la recherche par métadonnées et par multiples facettes

3.       Lorsqu’une colonne est créée dans SharePoint, automatiser l’intégration et son indexation avec l’outil de repérabilité

4.       Résultat du repérage me donnerait les informations suivantes :

a.       Un rendu du document ou du contenu

b.      Pertinence avec ma recherche

c.       Proposer des contenus alternatifs

d.      Identifier la famille du contenu : administratif, ventes, opérations

5.       Permettre une recherche dans une recherche

6.       Pouvoir réserver le document pour édition

7.       Élaboration d’une taxonomie me permettant de retrouver le contenu selon mon contexte personnel

8.       Pouvoir trouver le contenu selon le type de contenu

L’élément critique est que la repérabilité n’est pas seulement une histoire de technologie ou d’un produit, mais c’est aussi une stratégie globale au sein de votre organisation.  La formation de vos usagers, l’architecture d’information de SharePoint et la culture de l’organisation sont des enjeux que vous devez prendre en compte.

Nous devons garder à l’esprit que votre capacité de repérage est intimement lié à vos méthodes d’organisation de l’information.  Vous devez établir une stratégie pour l’ensemble du cycle de vie de l’information, de la création, organisation, gestion, repérage et publication.

S.V.P vos commentaires seront très appréciés pour bonifier cet article.