Démonstration de SharePoint 2010

Microsoft vient de publier le vidéo d’une session à laquelle j’avais assisté lors de la conférence des partenaires Microsoft à la Nouvelle Orléans.  J’avais passé la session à prendre des photos de la démonstration de SharePoint 2010 avec mon Blackberry.  Pour les entreprises qui veulent avoir une petite idée de l’expérience usager de SharePoint 2010, le vidéo vous donnera de bonnes directions.

Bon vidéo!

Introduction à SharePoint: Classification et organisation, 8 de 10

Ce vidéo est une brève introduction sur les méthodes d’organisations dans SharePoint.  Les méthodes d’organisations de vos contenus sont liées à la recherche.  Les éléments clés d‘organisations dans SharePoint sont:

1. Arborescence traditionnelle;
2. Plan de classification qui permet d’imbriquer, au besoin, un calendrier de conservation et une sécurité;  Prendre compte que vous avez besoin d’avoir les produits d’Alcero (Replicate MD et Cyclos) pour appliquer la sécurité et la cote de classification selon le type de vos contenus;
3. Attacher à la bibliothèque documentaire les métadonnées que nous voulons attacher aux documents;
4. Attacher les métadonnées par les types de contenu et créer des vues sans dossier;

Bon vidéo!

Introduction à SharePoint, Recherche et repérabilité 7 de 10

Le présent vidéo est une brève introduction technique à la modélisation de la recherche dans SharePoint pour le plein texte et métadonnée.

Introduction à SharePoint, Session 6 de 10 présenté par InterDoc

Ce vidéo cible les principles de la recherche dans SharePoint. Un vidéo plus technique sera présenté la première semaine d’octobre 2009.

Introduction à la recherche et la repérabilité dans SharePoint

La gestion de contenu dans un Intranet et Extranet: Évolution et contenu, Partie 6 de 6

Cet article est le dernier de la série.  Plusieurs ont sûrement trouvés, qu’il y avait principalement de la stratégie et peu de concrêt.  C’est voulu!  Même si SharePoint est une des plus belles technologies que j’ai vu afin de développer des solutions, la compréhension des concepts et des fondements de l’information non structurée (contenu) est critique.

Depuis 1985, les solutions évoluent à l’égard de l’information non structurée (contenu), et oui je vendais des systèmes SGML, Documentum et de Worklow pour Xerox de 85 à 95. Dans les faits, elle a suivi la même évolution que l’information structurée (base de donnée), mais avec 30 ans de décalage. On se remémorera les années 80, lorsque les organisations disposaient d’une panoplie de bases de données reliées aux mêmes processus, mais sans aucune possibilité de s’intégrer ni de communiquer. Les systèmes ERP, CRM, PDM, MRP, etc. ont permis d’unifier les données afin de mieux les intégrer au processus horizontal de l’organisation.  Au début, les entreprises développaient des solutions à partir d’une base de donnée, et un marché de produit s’est créé afin de proposer des solutions pré-fabriqués.  Connaissez-vous des personnes qui part d’une page blanche avec SharePoint?  Oui, c’est la même évolution…

Aujourd’hui, le domaine a innové au point que Microsoft propose SharePoint comme plateforme de développement pour nous permettre d’élaborer des solutions pour supporter les besoins d’affaires en matière d’information non structurée. La plateforme SharePoint s’intègre maintenant à celle qui est destinée aux données structurées, uniformisant l’accès à l’information quelle que soit sa nature.

Approche modulaire de SharePoint

Les différentes applications de nature structurée proposent des plateformes sur lesquelles on peut ajouter des modules applicatifs pour supporter les solutions d’affaires. Dans le monde de l’information non structurée, on retrouve la même approche avec des services au sein de la plateforme SharePoint comme la gestion électronique de document, Workflow, Blog, Wikki, la gestion électronique de contenu, l’archivage électronique, etc.

Il est vrai qu’on peut toujours acheter des solutions verticales pour résoudre des problèmes précis dans l’organisation. En contrepartie, le danger est de compartimenter les différentes natures d’information et de créer des barrières à une intégration avec les processus tel que:

• Pour les documents : gestion électronique de documents
• Pour les contenus Web : gestion de contenu Web
• Pour les archives : gestion électronique d’archives, etc.
• Pour les besoins de numérisation: système d’imagerie
• Pour les besoins de collaboration : Outils regroupant la GED, Blog, Wikki

Il est fréquent de voir au sein de grande organisation de voir une pléthore de technologie pouvant faire de la gestion électronique de document, mais résident au sein des solutions verticales qui ont été achetées par la passé.  Par example, chez un de mes clients ont retrouve: RedDot, LiveLink, SharePoint, SAP, Système de gestion des records maison, Knowledge Center de SAP, Kofax pour l’imagerie, et je ne suis pas au fait des derniers développement.

Dans les faits, SharePoint vous permet de supporter les différents besoins d’accès, gestion, recherche, collaboration et de publication des contenus, mais en plus vous propose une panoplie de service pour développer des solutions d’affaires.

Services fonctionnels

Sans être exhaustif, les modules qu’il faut implanter et déployer pour les différents départements font appel à des services applicatifs dont voici certains exemples.

Service de bibliothèque

La bibliothèque a pour rôle de centraliser l’information et d’instaurer les modalités de vérification portant sur la sécurité, le contrôle des accès, l’historique d’utilisation de l’information, la gestion des versions, le contrôle des sorties et entrées, la gestion des métadonnées, une méthode de classification et d’indexation, les règles d’affaires.

Workflow

Selon l’association internationales WfMC (Workflow Management Coalition), dont la mission est de promouvoir et de développer l’utilisation de la gestion électronique de processus, il existe quatre types de workflow.

1. Ad Hoc : il permet à l’usager de décider de faire circuler une information pour approbation ou révision en mode de série ou parallèle.
2. Administratif : il sert pour les tâches courtes, répétitives et automatisées.
3. Collaboratif : il a pour objectif de gérer le flux de l’information
4. Production : il propose des fonctions afin de gérer un processus et d’introduire les contrôles, la gestion et les correctifs nécessaires pour qu’il soit plus performant.

Indexation et recherche

Plusieurs outils de recherche et d’indexation sont connus et offerts au grand public. Souvent, l’approche est booléenne et demeure limitative. Dans les systèmes d’information non structurée, plusieurs méthodes peuvent être utilisées :

1. Recherche par métadonnées
2. Indexation plein texte
3. Extraction de concept pour rétablir une taxonomie
4. Création d’une structure arborescente pour la recherche
5. Création des relations et représentation hyperbolique

La décision d’une méthode d’indexation ou de recherche peut paraître banales, mais représente probablement un des grands défis de l’Intranet, c’est-à-dire trouver l’information.

Taxonomie, personnalisation, XML, etc.

Analyse XML, gestion des conflits, formatage XML, gestion des hyperliens, analyse de contenu, localisation et globalisation de contenu, capture de contenu, transcription, reconnaissance transactionnelle : une panoplie de services est désormais proposée pour supporter les modules qui seront installés pour une plateforme.

Voici un lien pour une description exhaustive: http://sharepoint.microsoft.com/product/capabilities/Pages/default.aspx

En conclusion, l’élaboration d’un Intranet et Extranet est complexe et demande une très grande expertise dans la gestion de contenu d’entreprise, architecture de l’information, et une compréhension de SharePoint.

Mes articles d’ici la fin de 2009 seront plus tactiques et ciblera les fonctionnalités de SharePoint 2007 et SharePoint 2010.