Alcero sera exposant à Gilbane Boston 2009

Sous le chapeau d’Alcero, je serai présent à Gilbane Boston 2009 comme exposant.  Frank Gilbane est un ami personnel et il a toujours œuvré dans la gestion de contenu d’entreprise.  Les 2 et 3 décembre 2009 je présenterai les produits d’Alcero qui ciblent non seulement les besoins d’Intranet et d’Extranet mais aussi les meilleures pratiques de gestion de contenu d’entreprise. 

Contrairement à la conférence SharePoint de Microsoft qui aura lieu à Las Vegas la semaine du 18 octobre et où nous serons exposant, Alcero sera la seule entreprise spécialisée sur les produits SharePoint.  Ce type de conférence est une grande inspiration pour SharePoint Summit 2010, car les concepts d’architecture d’information dans le monde du contenu y sont présentés et cela s’applique autant à SharePoint, Livelink et Documentum. 

La technologie représente seulement entre 10 et 20% du vrai défi d’implantation d’une solution.  Les autres défis sont: Gestion de changement (big!); bien comprendre et décortiquer les besoins d’affaires; l’architecture d’information que les USAGERS peuvent utiliser.

En espérant de rencontrer des Québécois à Boston, http://gilbaneboston.com/

Démonstration de SharePoint 2010

Microsoft vient de publier le vidéo d’une session à laquelle j’avais assisté lors de la conférence des partenaires Microsoft à la Nouvelle Orléans.  J’avais passé la session à prendre des photos de la démonstration de SharePoint 2010 avec mon Blackberry.  Pour les entreprises qui veulent avoir une petite idée de l’expérience usager de SharePoint 2010, le vidéo vous donnera de bonnes directions.

Bon vidéo!

La gestion de contenu dans un Intranet et Extranet: Cycle de vie de l’information, Partie 4 de 6

Lorsque les processus ou application devant migrer sur l’Intranet on été repérés et que les tâches et activités associées à leur réalisation sont comprises ou précisées, il est temps de s’intéresser à l’information. Il est important de comprendre que dans l’environnement SharePoint nous ne parlons pas seulement d’information non structurée (contenu, document, texte, image), mais aussi de l’information structurée (donnée) et semi-structurée (formulaires, xml). Même que dans l’information il y a trois (3) natures, et que SharePoint, contrairement à d’autre solution, est sûrement la meilleur plateforme que j’ai vu pour supporter les dites natures.

Dans le présent article, je vais cibler l’information non structurée, soit les contenus et son cycle de vie.

Les contenus évolue selon un cycle de vie qui se compose de six phases et est en fonction des besoins intrinsèques de l’entreprise. Une fois ces besoins connus, on doit songer aux changements à apporter, mais aussi à quel moment et sous quelle forme les faire.

Création et capture

Cette étape initiale est critique, car si la capture de l’information n’est pas encadrée, on s’oriente vers un projet de conversion. Par exemple, sans système de gestion de contenu Web, il est possible au webmestre de convertir différentes informations non structurées de Word, Excel en un format HTML.

Par contre, avec le gestionnaire de contenu, sous la version de Microsoft Office SharePoint Server 2007, intégrant un gabarit de capture uniformisé, l’auteur se concentrera sur le contenu informationnel et non sur le formatage ou le graphisme.  En plus, le fait que les contenus sont sous une plateforme unifié, la réutilisation des contenus sera simplifiés.

La nature de l’information à la création et à la capture permet d’établir les besoins d’encadrement et de gestion. Un contenu de nature éditoriale sera développé et encadré par le module de gestion de contenu de SharePoint, tandis qu’un contenu de nature bureautique, comme Word, Excel ou PowerPoint, aura potentiellement besoin d’une intégration avec Office 2007 ou Office 2010, d’un service de bibliothèque, d’une arborescence, type de contenu et de métadonnées pour faciliter la recherche et imbriquer les règles d’affaires. S’il n’est pas nécessaire d’intervenir dans la création ou la capture d’un document bureautique, son volume requiert par contre des décisions en matière de besoins par rapport aux services fonctionnels (bibliothèque, workflow, recherche, etc.).

Suite….la semaine prochaine!

La gestion de contenu pour un Intranet et Extranet: Tâches et activités, Partie 3 de 6

La plateforme SharePoint offre des services de base pour vous aider à collaborer au sein de votre organisation.  Nous avons vu dans les articles précédents qu’il y a une relation intime entre les processus, tâches et activités, ainsi que l’information sous forme de données et de contenu.  Il y a seulement un pourcentage minime de processus qui devront ou pourront être encadrés par un workflow et être automatisés, par la nature desdits processus.

Dans le déploiement d’une solution SharePoint nous devons établir les objectifs, stratégies et un plan d’action.  Lorsque les processus critiques ont été cernés, il est impératif de comprendre quelles sont les tâches et les activités que l’usager devra accomplir grâce à eux.  En contre-partie, il y a une panoplie de besoins de collaboration qui ne requièrent pas d’analyses détaillées, mais plutôt de remettre les outils aux usagers et d’avoir un cadre de gouvernance afin d’encadrer cette liberté sans tomber dans l’anarchie.

Plusieurs raisons obligent à comprendre les besoins de collaboration incluant les tâches et activités inhérentes à l’exécution des processus critiques et collaboratifs, dont celles-ci :

1. Permettre d’établir la liste des applications auxquelles les usagers devront accéder;
2. Déterminer la nature des informations (structurées, non structurées ou semi structurées) requises pour l’accomplissement des tâches et des activités;
3. Mieux comprendre les grandes fonctions supportant ces tâches et activités :
   1. Collaboration
   2. Gestion électronique de documents
   3. Groupe de discussion
   4. Outils de recherche avancée
   5. Système de formation
   6. Automatisation de processus

Cette étape de décomposition en tâches et activités donne une direction claire et précise de ce que votre Intranet ou Extranet deviendra.  Nous devons garder à l’esprit que l’architecture logique de SharePoint devrait être imbriquée dans votre architecture et que l’usager devrait pouvoir utiliser les outils dans son contexte et selon ses besoins.

Conférencier pour SharePoint Summit 2010

SharePoint Summit 2010, sera à Montréal du 12 au 14 Avril 2009.  Si vous êtes un expert et parlé Anglais, proposer une formation: http://www.sharepointsummit2010.com/call_speakers.asp

SharPoint Summit fait partie de la communauté et vous pouvez vous inscrire à: www.sharepointsummit.org