Introduction à SharePoint: Classification et organisation, 8 de 10

Ce vidéo est une brève introduction sur les méthodes d’organisations dans SharePoint.  Les méthodes d’organisations de vos contenus sont liées à la recherche.  Les éléments clés d‘organisations dans SharePoint sont:

1. Arborescence traditionnelle;
2. Plan de classification qui permet d’imbriquer, au besoin, un calendrier de conservation et une sécurité;  Prendre compte que vous avez besoin d’avoir les produits d’Alcero (Replicate MD et Cyclos) pour appliquer la sécurité et la cote de classification selon le type de vos contenus;
3. Attacher à la bibliothèque documentaire les métadonnées que nous voulons attacher aux documents;
4. Attacher les métadonnées par les types de contenu et créer des vues sans dossier;

Bon vidéo!

La gestion de contenu dans un Intranet et Extranet: Évolution et contenu, Partie 6 de 6

Cet article est le dernier de la série.  Plusieurs ont sûrement trouvés, qu’il y avait principalement de la stratégie et peu de concrêt.  C’est voulu!  Même si SharePoint est une des plus belles technologies que j’ai vu afin de développer des solutions, la compréhension des concepts et des fondements de l’information non structurée (contenu) est critique.

Depuis 1985, les solutions évoluent à l’égard de l’information non structurée (contenu), et oui je vendais des systèmes SGML, Documentum et de Worklow pour Xerox de 85 à 95. Dans les faits, elle a suivi la même évolution que l’information structurée (base de donnée), mais avec 30 ans de décalage. On se remémorera les années 80, lorsque les organisations disposaient d’une panoplie de bases de données reliées aux mêmes processus, mais sans aucune possibilité de s’intégrer ni de communiquer. Les systèmes ERP, CRM, PDM, MRP, etc. ont permis d’unifier les données afin de mieux les intégrer au processus horizontal de l’organisation.  Au début, les entreprises développaient des solutions à partir d’une base de donnée, et un marché de produit s’est créé afin de proposer des solutions pré-fabriqués.  Connaissez-vous des personnes qui part d’une page blanche avec SharePoint?  Oui, c’est la même évolution…

Aujourd’hui, le domaine a innové au point que Microsoft propose SharePoint comme plateforme de développement pour nous permettre d’élaborer des solutions pour supporter les besoins d’affaires en matière d’information non structurée. La plateforme SharePoint s’intègre maintenant à celle qui est destinée aux données structurées, uniformisant l’accès à l’information quelle que soit sa nature.

Approche modulaire de SharePoint

Les différentes applications de nature structurée proposent des plateformes sur lesquelles on peut ajouter des modules applicatifs pour supporter les solutions d’affaires. Dans le monde de l’information non structurée, on retrouve la même approche avec des services au sein de la plateforme SharePoint comme la gestion électronique de document, Workflow, Blog, Wikki, la gestion électronique de contenu, l’archivage électronique, etc.

Il est vrai qu’on peut toujours acheter des solutions verticales pour résoudre des problèmes précis dans l’organisation. En contrepartie, le danger est de compartimenter les différentes natures d’information et de créer des barrières à une intégration avec les processus tel que:

• Pour les documents : gestion électronique de documents
• Pour les contenus Web : gestion de contenu Web
• Pour les archives : gestion électronique d’archives, etc.
• Pour les besoins de numérisation: système d’imagerie
• Pour les besoins de collaboration : Outils regroupant la GED, Blog, Wikki

Il est fréquent de voir au sein de grande organisation de voir une pléthore de technologie pouvant faire de la gestion électronique de document, mais résident au sein des solutions verticales qui ont été achetées par la passé.  Par example, chez un de mes clients ont retrouve: RedDot, LiveLink, SharePoint, SAP, Système de gestion des records maison, Knowledge Center de SAP, Kofax pour l’imagerie, et je ne suis pas au fait des derniers développement.

Dans les faits, SharePoint vous permet de supporter les différents besoins d’accès, gestion, recherche, collaboration et de publication des contenus, mais en plus vous propose une panoplie de service pour développer des solutions d’affaires.

Services fonctionnels

Sans être exhaustif, les modules qu’il faut implanter et déployer pour les différents départements font appel à des services applicatifs dont voici certains exemples.

Service de bibliothèque

La bibliothèque a pour rôle de centraliser l’information et d’instaurer les modalités de vérification portant sur la sécurité, le contrôle des accès, l’historique d’utilisation de l’information, la gestion des versions, le contrôle des sorties et entrées, la gestion des métadonnées, une méthode de classification et d’indexation, les règles d’affaires.

Workflow

Selon l’association internationales WfMC (Workflow Management Coalition), dont la mission est de promouvoir et de développer l’utilisation de la gestion électronique de processus, il existe quatre types de workflow.

1. Ad Hoc : il permet à l’usager de décider de faire circuler une information pour approbation ou révision en mode de série ou parallèle.
2. Administratif : il sert pour les tâches courtes, répétitives et automatisées.
3. Collaboratif : il a pour objectif de gérer le flux de l’information
4. Production : il propose des fonctions afin de gérer un processus et d’introduire les contrôles, la gestion et les correctifs nécessaires pour qu’il soit plus performant.

Indexation et recherche

Plusieurs outils de recherche et d’indexation sont connus et offerts au grand public. Souvent, l’approche est booléenne et demeure limitative. Dans les systèmes d’information non structurée, plusieurs méthodes peuvent être utilisées :

1. Recherche par métadonnées
2. Indexation plein texte
3. Extraction de concept pour rétablir une taxonomie
4. Création d’une structure arborescente pour la recherche
5. Création des relations et représentation hyperbolique

La décision d’une méthode d’indexation ou de recherche peut paraître banales, mais représente probablement un des grands défis de l’Intranet, c’est-à-dire trouver l’information.

Taxonomie, personnalisation, XML, etc.

Analyse XML, gestion des conflits, formatage XML, gestion des hyperliens, analyse de contenu, localisation et globalisation de contenu, capture de contenu, transcription, reconnaissance transactionnelle : une panoplie de services est désormais proposée pour supporter les modules qui seront installés pour une plateforme.

Voici un lien pour une description exhaustive: http://sharepoint.microsoft.com/product/capabilities/Pages/default.aspx

En conclusion, l’élaboration d’un Intranet et Extranet est complexe et demande une très grande expertise dans la gestion de contenu d’entreprise, architecture de l’information, et une compréhension de SharePoint.

Mes articles d’ici la fin de 2009 seront plus tactiques et ciblera les fonctionnalités de SharePoint 2007 et SharePoint 2010.

La gestion de contenu pour un Intranet et Extranet: Tâches et activités, Partie 3 de 6

La plateforme SharePoint offre des services de base pour vous aider à collaborer au sein de votre organisation.  Nous avons vu dans les articles précédents qu’il y a une relation intime entre les processus, tâches et activités, ainsi que l’information sous forme de données et de contenu.  Il y a seulement un pourcentage minime de processus qui devront ou pourront être encadrés par un workflow et être automatisés, par la nature desdits processus.

Dans le déploiement d’une solution SharePoint nous devons établir les objectifs, stratégies et un plan d’action.  Lorsque les processus critiques ont été cernés, il est impératif de comprendre quelles sont les tâches et les activités que l’usager devra accomplir grâce à eux.  En contre-partie, il y a une panoplie de besoins de collaboration qui ne requièrent pas d’analyses détaillées, mais plutôt de remettre les outils aux usagers et d’avoir un cadre de gouvernance afin d’encadrer cette liberté sans tomber dans l’anarchie.

Plusieurs raisons obligent à comprendre les besoins de collaboration incluant les tâches et activités inhérentes à l’exécution des processus critiques et collaboratifs, dont celles-ci :

1. Permettre d’établir la liste des applications auxquelles les usagers devront accéder;
2. Déterminer la nature des informations (structurées, non structurées ou semi structurées) requises pour l’accomplissement des tâches et des activités;
3. Mieux comprendre les grandes fonctions supportant ces tâches et activités :
   1. Collaboration
   2. Gestion électronique de documents
   3. Groupe de discussion
   4. Outils de recherche avancée
   5. Système de formation
   6. Automatisation de processus

Cette étape de décomposition en tâches et activités donne une direction claire et précise de ce que votre Intranet ou Extranet deviendra.  Nous devons garder à l’esprit que l’architecture logique de SharePoint devrait être imbriquée dans votre architecture et que l’usager devrait pouvoir utiliser les outils dans son contexte et selon ses besoins.

Conférencier pour SharePoint Summit 2010

SharePoint Summit 2010, sera à Montréal du 12 au 14 Avril 2009.  Si vous êtes un expert et parlé Anglais, proposer une formation: http://www.sharepointsummit2010.com/call_speakers.asp

SharPoint Summit fait partie de la communauté et vous pouvez vous inscrire à: www.sharepointsummit.org

La gestion de contenu pour un Intranet et Extranet: Infrastructure, Partie 2 de 6

Plusieurs approches peuvent être préconisées selon la nature de l’organisation: Gouvernementale, hospitalière, éducationnelle, financière, manufacturière…Certains intranets auront une saveur plus informationnelle, alors que d’autres cibleront des applications critiques de l’entreprise ciblant la performance organisationnelle tel que:

• Encadrement de processus
• Travail collaboratif
• Gestion des procédures organisationnelles
• Automatisation des processus administratifs
• Gestion de projet

Mais le premier défi commun des gestionnaires consistera à sensibiliser les personnes clés de l’organisation pour qu’elles délient les cordons de la bourse et permettent ainsi d’élaborer un intranet et extranet qui ciblera les applications d’entreprise servant à supporter les besoins concrets pour l’ensemble des employés, les applications verticales et desservir adéquatement les partenaires, fournisseurs et clients externes.

SharePoint est une plateforme de développement qui facilitera le déploiement de solution d’entreprise.  En vue de bâtir un intranet et extranet, il est primordial de définir et comprendre clairement les applications, processus et besoins qui seront supporter par la plateforme SharePoint et les différents produits adjacents.  Une organisation et par le fait même, votre intranet et extranet seront composée des trois (3) axes suivants: Processus, Tâches et activités, information structurée (donnée) et non-structurée (contenu/document)

Processus

La première décision à prendre a trait aux processus qui seront soutenus par votre Intranet ou Extranet.  Ils peuvent être variés, comme l’illustrent les quelques exemples suivants:

• Formation et gestion des connaissances
• Élaborer, maintenir et publier les procédures et processus organisationnelles
• Service et support à la clientèle
• Gestion des processus de vente
• Gestion de la production
• Processus des ressources humaines
• Gestion de projet
• Processus de demande de soumission

En fait, une pléthore de processus réside au sein de l’organisation, dont la majorité pourrait être considéré comme « loosely couple ».  Les statistiques démontrent que:

• 65% des activités dans un processus sont inutiles
• 35% des activités sont à valeur faible
• 5% des activités sont à forte valeur ajoutée

Les organisations ont implantées des systèmes d’information ciblant l’information structurée (donnée) de type ERP (gestion des ressources d’entreprise), CRM (service à la clientèle) et MRP (gestion des ressources de production).  Ces systèmes ont ciblés des processus de production, ventes et de support à la clientèle. 

L’intranet et l’extranet sont des applications qui sont aussi critiques car elle ciblent d’autre type de processus et de problématique.  SharePoint est la plateforme idéal pour supporter les besoins d’encadrement des processus grâce à une panoplie de service (BI, Workflow, Formulaires, etc.) et son architecture SOA (service oriented architecture) facilitant les ponts avec d’autre applications.

Dans mes prochains articles je présenterai les aspects des activités et tâches, ainsi que l’aspect des contenus, et contextualiser l’ensemble des trois (3) axes pour un Intranet et Extranet.