InterDoc devient: Service de consultation Alcero

Bonjour à tous,

C’est une grande étape dans notre cheminement d’entreprise.  InterDoc a été fondée en mai 1995 avec une spécialisation sur la gestion de contenu d’entreprise.  Nous avons eu une école de formation, l’Institut informatique du document  et organisé une panoplie d’événements ciblant notre expertise (XML World, Publish 99, Documation, etc.). 

Durant les derniers neuf (9) ans, InterDoc a été un chef de file dans l’implantation de solutions Documentum, Hummingbird, RedDot et LiveLink.  L’avènement de SharePoint 2007 a réorienté notre organisation pour devenir expert et cibler seulement les technologies autour de SharePoint.  

En août 2007, madame Diane Quintal a fondé la firme Alcero qui est spécialisée dans l’élaboration d’une plateforme de solutione SharePoint pour faciliter le déploiement et simplifier la mise en place de solutions baséee sur SharePoint.

Depuis 2006, mon rêve était de faire partie d’une firme de produits et de laisser la consultation traditionnelle à d’autres.  Dans ce contexte, je suis heureux de vous annoncer qu’InterDoc sera intégrée dans Alcero et sera responsable des services professionnels pour la mise en place des produits d’Alcero et de supporter nos partenaires du Mexique, des É.-U., de la France et du Canada.

Cette intégration sera bénéfique pour nos clients actuels et futurs car l’expertise produits SharePoint d’Alcero et celle d’InterDoc en terme d’architecture d’information et d’expertise en gestion de contenu d’entreprise est une union gagnante.

Ceci est mon dernier blog sous InterDoc, vous pourrez me retrouver sur: http://blog.alcero.com

Introduction à SharePoint, Recherche et repérabilité 7 de 10

Le présent vidéo est une brève introduction technique à la modélisation de la recherche dans SharePoint pour le plein texte et métadonnée.

La gestion de contenu dans un Intranet et Extranet: Cycle de vie de l’information, Partie 4 de 6

Lorsque les processus ou application devant migrer sur l’Intranet on été repérés et que les tâches et activités associées à leur réalisation sont comprises ou précisées, il est temps de s’intéresser à l’information. Il est important de comprendre que dans l’environnement SharePoint nous ne parlons pas seulement d’information non structurée (contenu, document, texte, image), mais aussi de l’information structurée (donnée) et semi-structurée (formulaires, xml). Même que dans l’information il y a trois (3) natures, et que SharePoint, contrairement à d’autre solution, est sûrement la meilleur plateforme que j’ai vu pour supporter les dites natures.

Dans le présent article, je vais cibler l’information non structurée, soit les contenus et son cycle de vie.

Les contenus évolue selon un cycle de vie qui se compose de six phases et est en fonction des besoins intrinsèques de l’entreprise. Une fois ces besoins connus, on doit songer aux changements à apporter, mais aussi à quel moment et sous quelle forme les faire.

Création et capture

Cette étape initiale est critique, car si la capture de l’information n’est pas encadrée, on s’oriente vers un projet de conversion. Par exemple, sans système de gestion de contenu Web, il est possible au webmestre de convertir différentes informations non structurées de Word, Excel en un format HTML.

Par contre, avec le gestionnaire de contenu, sous la version de Microsoft Office SharePoint Server 2007, intégrant un gabarit de capture uniformisé, l’auteur se concentrera sur le contenu informationnel et non sur le formatage ou le graphisme.  En plus, le fait que les contenus sont sous une plateforme unifié, la réutilisation des contenus sera simplifiés.

La nature de l’information à la création et à la capture permet d’établir les besoins d’encadrement et de gestion. Un contenu de nature éditoriale sera développé et encadré par le module de gestion de contenu de SharePoint, tandis qu’un contenu de nature bureautique, comme Word, Excel ou PowerPoint, aura potentiellement besoin d’une intégration avec Office 2007 ou Office 2010, d’un service de bibliothèque, d’une arborescence, type de contenu et de métadonnées pour faciliter la recherche et imbriquer les règles d’affaires. S’il n’est pas nécessaire d’intervenir dans la création ou la capture d’un document bureautique, son volume requiert par contre des décisions en matière de besoins par rapport aux services fonctionnels (bibliothèque, workflow, recherche, etc.).

Suite….la semaine prochaine!

La gestion de contenu pour un Intranet et Extranet: Tâches et activités, Partie 3 de 6

La plateforme SharePoint offre des services de base pour vous aider à collaborer au sein de votre organisation.  Nous avons vu dans les articles précédents qu’il y a une relation intime entre les processus, tâches et activités, ainsi que l’information sous forme de données et de contenu.  Il y a seulement un pourcentage minime de processus qui devront ou pourront être encadrés par un workflow et être automatisés, par la nature desdits processus.

Dans le déploiement d’une solution SharePoint nous devons établir les objectifs, stratégies et un plan d’action.  Lorsque les processus critiques ont été cernés, il est impératif de comprendre quelles sont les tâches et les activités que l’usager devra accomplir grâce à eux.  En contre-partie, il y a une panoplie de besoins de collaboration qui ne requièrent pas d’analyses détaillées, mais plutôt de remettre les outils aux usagers et d’avoir un cadre de gouvernance afin d’encadrer cette liberté sans tomber dans l’anarchie.

Plusieurs raisons obligent à comprendre les besoins de collaboration incluant les tâches et activités inhérentes à l’exécution des processus critiques et collaboratifs, dont celles-ci :

1. Permettre d’établir la liste des applications auxquelles les usagers devront accéder;
2. Déterminer la nature des informations (structurées, non structurées ou semi structurées) requises pour l’accomplissement des tâches et des activités;
3. Mieux comprendre les grandes fonctions supportant ces tâches et activités :
   1. Collaboration
   2. Gestion électronique de documents
   3. Groupe de discussion
   4. Outils de recherche avancée
   5. Système de formation
   6. Automatisation de processus

Cette étape de décomposition en tâches et activités donne une direction claire et précise de ce que votre Intranet ou Extranet deviendra.  Nous devons garder à l’esprit que l’architecture logique de SharePoint devrait être imbriquée dans votre architecture et que l’usager devrait pouvoir utiliser les outils dans son contexte et selon ses besoins.

La gestion de contenu pour un Intranet et Extranet: Infrastructure, Partie 2 de 6

Plusieurs approches peuvent être préconisées selon la nature de l’organisation: Gouvernementale, hospitalière, éducationnelle, financière, manufacturière…Certains intranets auront une saveur plus informationnelle, alors que d’autres cibleront des applications critiques de l’entreprise ciblant la performance organisationnelle tel que:

• Encadrement de processus
• Travail collaboratif
• Gestion des procédures organisationnelles
• Automatisation des processus administratifs
• Gestion de projet

Mais le premier défi commun des gestionnaires consistera à sensibiliser les personnes clés de l’organisation pour qu’elles délient les cordons de la bourse et permettent ainsi d’élaborer un intranet et extranet qui ciblera les applications d’entreprise servant à supporter les besoins concrets pour l’ensemble des employés, les applications verticales et desservir adéquatement les partenaires, fournisseurs et clients externes.

SharePoint est une plateforme de développement qui facilitera le déploiement de solution d’entreprise.  En vue de bâtir un intranet et extranet, il est primordial de définir et comprendre clairement les applications, processus et besoins qui seront supporter par la plateforme SharePoint et les différents produits adjacents.  Une organisation et par le fait même, votre intranet et extranet seront composée des trois (3) axes suivants: Processus, Tâches et activités, information structurée (donnée) et non-structurée (contenu/document)

Processus

La première décision à prendre a trait aux processus qui seront soutenus par votre Intranet ou Extranet.  Ils peuvent être variés, comme l’illustrent les quelques exemples suivants:

• Formation et gestion des connaissances
• Élaborer, maintenir et publier les procédures et processus organisationnelles
• Service et support à la clientèle
• Gestion des processus de vente
• Gestion de la production
• Processus des ressources humaines
• Gestion de projet
• Processus de demande de soumission

En fait, une pléthore de processus réside au sein de l’organisation, dont la majorité pourrait être considéré comme « loosely couple ».  Les statistiques démontrent que:

• 65% des activités dans un processus sont inutiles
• 35% des activités sont à valeur faible
• 5% des activités sont à forte valeur ajoutée

Les organisations ont implantées des systèmes d’information ciblant l’information structurée (donnée) de type ERP (gestion des ressources d’entreprise), CRM (service à la clientèle) et MRP (gestion des ressources de production).  Ces systèmes ont ciblés des processus de production, ventes et de support à la clientèle. 

L’intranet et l’extranet sont des applications qui sont aussi critiques car elle ciblent d’autre type de processus et de problématique.  SharePoint est la plateforme idéal pour supporter les besoins d’encadrement des processus grâce à une panoplie de service (BI, Workflow, Formulaires, etc.) et son architecture SOA (service oriented architecture) facilitant les ponts avec d’autre applications.

Dans mes prochains articles je présenterai les aspects des activités et tâches, ainsi que l’aspect des contenus, et contextualiser l’ensemble des trois (3) axes pour un Intranet et Extranet.