Introduction à SharePoint, Recherche et repérabilité 7 de 10

Le présent vidéo est une brève introduction technique à la modélisation de la recherche dans SharePoint pour le plein texte et métadonnée.

Introduction à SharePoint, Session 6 de 10 présenté par InterDoc

Ce vidéo cible les principles de la recherche dans SharePoint. Un vidéo plus technique sera présenté la première semaine d’octobre 2009.

Introduction à la recherche et la repérabilité dans SharePoint

La gestion de contenu dans un Intranet et Extranet: Cycle de vie de l’information, Partie 4 de 6

Lorsque les processus ou application devant migrer sur l’Intranet on été repérés et que les tâches et activités associées à leur réalisation sont comprises ou précisées, il est temps de s’intéresser à l’information. Il est important de comprendre que dans l’environnement SharePoint nous ne parlons pas seulement d’information non structurée (contenu, document, texte, image), mais aussi de l’information structurée (donnée) et semi-structurée (formulaires, xml). Même que dans l’information il y a trois (3) natures, et que SharePoint, contrairement à d’autre solution, est sûrement la meilleur plateforme que j’ai vu pour supporter les dites natures.

Dans le présent article, je vais cibler l’information non structurée, soit les contenus et son cycle de vie.

Les contenus évolue selon un cycle de vie qui se compose de six phases et est en fonction des besoins intrinsèques de l’entreprise. Une fois ces besoins connus, on doit songer aux changements à apporter, mais aussi à quel moment et sous quelle forme les faire.

Création et capture

Cette étape initiale est critique, car si la capture de l’information n’est pas encadrée, on s’oriente vers un projet de conversion. Par exemple, sans système de gestion de contenu Web, il est possible au webmestre de convertir différentes informations non structurées de Word, Excel en un format HTML.

Par contre, avec le gestionnaire de contenu, sous la version de Microsoft Office SharePoint Server 2007, intégrant un gabarit de capture uniformisé, l’auteur se concentrera sur le contenu informationnel et non sur le formatage ou le graphisme.  En plus, le fait que les contenus sont sous une plateforme unifié, la réutilisation des contenus sera simplifiés.

La nature de l’information à la création et à la capture permet d’établir les besoins d’encadrement et de gestion. Un contenu de nature éditoriale sera développé et encadré par le module de gestion de contenu de SharePoint, tandis qu’un contenu de nature bureautique, comme Word, Excel ou PowerPoint, aura potentiellement besoin d’une intégration avec Office 2007 ou Office 2010, d’un service de bibliothèque, d’une arborescence, type de contenu et de métadonnées pour faciliter la recherche et imbriquer les règles d’affaires. S’il n’est pas nécessaire d’intervenir dans la création ou la capture d’un document bureautique, son volume requiert par contre des décisions en matière de besoins par rapport aux services fonctionnels (bibliothèque, workflow, recherche, etc.).

Suite….la semaine prochaine!

La gestion de contenu pour un Intranet et Extranet: Infrastructure, Partie 2 de 6

Plusieurs approches peuvent être préconisées selon la nature de l’organisation: Gouvernementale, hospitalière, éducationnelle, financière, manufacturière…Certains intranets auront une saveur plus informationnelle, alors que d’autres cibleront des applications critiques de l’entreprise ciblant la performance organisationnelle tel que:

• Encadrement de processus
• Travail collaboratif
• Gestion des procédures organisationnelles
• Automatisation des processus administratifs
• Gestion de projet

Mais le premier défi commun des gestionnaires consistera à sensibiliser les personnes clés de l’organisation pour qu’elles délient les cordons de la bourse et permettent ainsi d’élaborer un intranet et extranet qui ciblera les applications d’entreprise servant à supporter les besoins concrets pour l’ensemble des employés, les applications verticales et desservir adéquatement les partenaires, fournisseurs et clients externes.

SharePoint est une plateforme de développement qui facilitera le déploiement de solution d’entreprise.  En vue de bâtir un intranet et extranet, il est primordial de définir et comprendre clairement les applications, processus et besoins qui seront supporter par la plateforme SharePoint et les différents produits adjacents.  Une organisation et par le fait même, votre intranet et extranet seront composée des trois (3) axes suivants: Processus, Tâches et activités, information structurée (donnée) et non-structurée (contenu/document)

Processus

La première décision à prendre a trait aux processus qui seront soutenus par votre Intranet ou Extranet.  Ils peuvent être variés, comme l’illustrent les quelques exemples suivants:

• Formation et gestion des connaissances
• Élaborer, maintenir et publier les procédures et processus organisationnelles
• Service et support à la clientèle
• Gestion des processus de vente
• Gestion de la production
• Processus des ressources humaines
• Gestion de projet
• Processus de demande de soumission

En fait, une pléthore de processus réside au sein de l’organisation, dont la majorité pourrait être considéré comme « loosely couple ».  Les statistiques démontrent que:

• 65% des activités dans un processus sont inutiles
• 35% des activités sont à valeur faible
• 5% des activités sont à forte valeur ajoutée

Les organisations ont implantées des systèmes d’information ciblant l’information structurée (donnée) de type ERP (gestion des ressources d’entreprise), CRM (service à la clientèle) et MRP (gestion des ressources de production).  Ces systèmes ont ciblés des processus de production, ventes et de support à la clientèle. 

L’intranet et l’extranet sont des applications qui sont aussi critiques car elle ciblent d’autre type de processus et de problématique.  SharePoint est la plateforme idéal pour supporter les besoins d’encadrement des processus grâce à une panoplie de service (BI, Workflow, Formulaires, etc.) et son architecture SOA (service oriented architecture) facilitant les ponts avec d’autre applications.

Dans mes prochains articles je présenterai les aspects des activités et tâches, ainsi que l’aspect des contenus, et contextualiser l’ensemble des trois (3) axes pour un Intranet et Extranet.

Pourquoi préférons-nous implanter SharePoint avec des produits au lieu de développer de “0”?

Aujourd’hui, la majorité des organisations ne développent pas des solutions comptables, facturation, CRM ou de ERP, alors pourquoi le faire avec SharePoint? 

Dans les faits, les organisations qui déploient SharePoint découvrent que partir de zero “0” devient un grand défi.  Il y a encore une mauvaise compréhension du marché autour de SharePoint, mais surtout sur les meilleures pratiques de gestion des contenus avec SharePoint. 

Par le passé, nous avons été un grand intégrateur de Documentum, Hummingbird, RedDot, Livelink et par le fait même, nous avons une forte expertise sur les meilleures pratiques de gestion de contenu pour une variété d’applications.   Nous pouvons confirmer que l’ajout de produits SharePoint dans nos déploiements nous ont permis de diminuer substantiellement le coût et le temps d’implantation.

Voici les principales raisons de l’utilisation de produits comme Alcero, AvePoint, Nintex et bien d’autres :

1. Diminution des coûts de déploiement d’au moins 50%
2. Évite d’avoir à bâtir une équipe produit : analystes d’affaires, développeurs, architectes de solution, architectes d’information, qualité assurance, documentation, test, etc…
3. Temps et coût à maintenir l’application avec les nouvelles versions de Microsoft
4. Maintenance et développement de la documentation
5. Évite de faire affaire avec des ressources qui s’improvisent experts et malheureusement en TI c’est trop souvent la cas

Les consultants et intégrateurs traditionnels, dans le contexte de SharePoint, vont avoir tendance à développer au complet une solution sans vraiment proposer des alternatives de type produit.  Nous devons comprendre que l’élaboration d’une solution demande une compréhension de la solution métier, et non seulement une expertise technique en SharePoint.  L’expertise grandissante des clients mettra de la pression sur les consultants afin de favoriser une approche produit.

L’objectif de Microsoft est de proposer la meilleure plateforme (logiciel) de collaboration, gestion de contenu d’entreprise, recherche, Intelligence d’affaires et d’encadrement de processus.  Ils comptent sur les fournisseurs de produits SharePoint pour développer les solutions ciblant les applications spécifiques.  Microsoft est une entreprise de logiciels et ils comptent sur les partenaires pour les produits et les solutions autour de la plateforme.

Vous pouvez consulter la liste des partenaires qui nous permettent de mettre en place des solutions évolutives et à des coûts raisonnables.  http://www.interdoc.com/site/partenaires/apercu.htm