Introduction à SharePoint, Recherche et repérabilité 7 de 10

Le présent vidéo est une brève introduction technique à la modélisation de la recherche dans SharePoint pour le plein texte et métadonnée.

Introduction à SharePoint, Session 6 de 10 présenté par InterDoc

Ce vidéo cible les principles de la recherche dans SharePoint. Un vidéo plus technique sera présenté la première semaine d’octobre 2009.

Introduction à la recherche et la repérabilité dans SharePoint

La gestion de contenu dans un Intranet et Extranet: Cycle de vie de l’information, Partie 4 de 6

Lorsque les processus ou application devant migrer sur l’Intranet on été repérés et que les tâches et activités associées à leur réalisation sont comprises ou précisées, il est temps de s’intéresser à l’information. Il est important de comprendre que dans l’environnement SharePoint nous ne parlons pas seulement d’information non structurée (contenu, document, texte, image), mais aussi de l’information structurée (donnée) et semi-structurée (formulaires, xml). Même que dans l’information il y a trois (3) natures, et que SharePoint, contrairement à d’autre solution, est sûrement la meilleur plateforme que j’ai vu pour supporter les dites natures.

Dans le présent article, je vais cibler l’information non structurée, soit les contenus et son cycle de vie.

Les contenus évolue selon un cycle de vie qui se compose de six phases et est en fonction des besoins intrinsèques de l’entreprise. Une fois ces besoins connus, on doit songer aux changements à apporter, mais aussi à quel moment et sous quelle forme les faire.

Création et capture

Cette étape initiale est critique, car si la capture de l’information n’est pas encadrée, on s’oriente vers un projet de conversion. Par exemple, sans système de gestion de contenu Web, il est possible au webmestre de convertir différentes informations non structurées de Word, Excel en un format HTML.

Par contre, avec le gestionnaire de contenu, sous la version de Microsoft Office SharePoint Server 2007, intégrant un gabarit de capture uniformisé, l’auteur se concentrera sur le contenu informationnel et non sur le formatage ou le graphisme.  En plus, le fait que les contenus sont sous une plateforme unifié, la réutilisation des contenus sera simplifiés.

La nature de l’information à la création et à la capture permet d’établir les besoins d’encadrement et de gestion. Un contenu de nature éditoriale sera développé et encadré par le module de gestion de contenu de SharePoint, tandis qu’un contenu de nature bureautique, comme Word, Excel ou PowerPoint, aura potentiellement besoin d’une intégration avec Office 2007 ou Office 2010, d’un service de bibliothèque, d’une arborescence, type de contenu et de métadonnées pour faciliter la recherche et imbriquer les règles d’affaires. S’il n’est pas nécessaire d’intervenir dans la création ou la capture d’un document bureautique, son volume requiert par contre des décisions en matière de besoins par rapport aux services fonctionnels (bibliothèque, workflow, recherche, etc.).

Suite….la semaine prochaine!

Pourquoi préférons-nous implanter SharePoint avec des produits au lieu de développer de “0”?

Aujourd’hui, la majorité des organisations ne développent pas des solutions comptables, facturation, CRM ou de ERP, alors pourquoi le faire avec SharePoint? 

Dans les faits, les organisations qui déploient SharePoint découvrent que partir de zero “0” devient un grand défi.  Il y a encore une mauvaise compréhension du marché autour de SharePoint, mais surtout sur les meilleures pratiques de gestion des contenus avec SharePoint. 

Par le passé, nous avons été un grand intégrateur de Documentum, Hummingbird, RedDot, Livelink et par le fait même, nous avons une forte expertise sur les meilleures pratiques de gestion de contenu pour une variété d’applications.   Nous pouvons confirmer que l’ajout de produits SharePoint dans nos déploiements nous ont permis de diminuer substantiellement le coût et le temps d’implantation.

Voici les principales raisons de l’utilisation de produits comme Alcero, AvePoint, Nintex et bien d’autres :

1. Diminution des coûts de déploiement d’au moins 50%
2. Évite d’avoir à bâtir une équipe produit : analystes d’affaires, développeurs, architectes de solution, architectes d’information, qualité assurance, documentation, test, etc…
3. Temps et coût à maintenir l’application avec les nouvelles versions de Microsoft
4. Maintenance et développement de la documentation
5. Évite de faire affaire avec des ressources qui s’improvisent experts et malheureusement en TI c’est trop souvent la cas

Les consultants et intégrateurs traditionnels, dans le contexte de SharePoint, vont avoir tendance à développer au complet une solution sans vraiment proposer des alternatives de type produit.  Nous devons comprendre que l’élaboration d’une solution demande une compréhension de la solution métier, et non seulement une expertise technique en SharePoint.  L’expertise grandissante des clients mettra de la pression sur les consultants afin de favoriser une approche produit.

L’objectif de Microsoft est de proposer la meilleure plateforme (logiciel) de collaboration, gestion de contenu d’entreprise, recherche, Intelligence d’affaires et d’encadrement de processus.  Ils comptent sur les fournisseurs de produits SharePoint pour développer les solutions ciblant les applications spécifiques.  Microsoft est une entreprise de logiciels et ils comptent sur les partenaires pour les produits et les solutions autour de la plateforme.

Vous pouvez consulter la liste des partenaires qui nous permettent de mettre en place des solutions évolutives et à des coûts raisonnables.  http://www.interdoc.com/site/partenaires/apercu.htm

Repérabilité dans SharePoint, un mythe ou une réalité?

Lors de l’allocution de Bill English, président de Mindsharp,  au SharePoint Summit 2009 j’ai été très intéressé par son approche de {findability}, soit la repérabilité des contenus dans SharePoint.  Dans sa présentation, il a pu démontrer avec éloquence que la recherche était insuffisante et que nous devions trouver d’autres composantes, éléments ou outils pour vraiment avoir une solution de repérabilité. Je vous recommande d’aller voir le blogue de Peter Morville qui est une référence dans le monde de la repérabilité

Les statistiques sur les défis de la repérabilité parlent d’elles-mêmes :

·         Plus de 30 milliards de documents sont créés et lus annuellement

·         Le coût relié aux contenus représente entre 10 et 15% des revenus d’une organisation (Gartner)

·         85% des documents ne sont jamais retrouvés

·         50% de vos documents sont dupliqués

·         60% des documents sur vos serveurs sont désuets

·         1$ dépensé à la création d’un document demande 10$ à sa gestion.

Pourquoi devrions-nous cibler une approche, stratégie et même trouver une solution de repérabilité pour SharePoint.  Dans les faits, même si les organisations utilisent des outils de recherche, les problématiques suivantes demeurent :

·         Difficile de trouver l’information

·         Incertitude que l’information trouvée est fiable et que c’est la bonne version

·         Méthode de repérage est limitée et chaque usager a son propre schème de pensée pour retrouver une information

·         Devons créer un plan de classification que la majorité des usagers ont de la difficulté à naviguer

Je suis convaincu que vous pourriez facilement ajouter des problématiques à cette liste.

Mais voici un tableau qui indique les pertes de temps dans les organisations, en relation avec la recherche de l’information :

 
Pourquoi ne trouvons-nous pas les contenus recherchés, selon AIIM :

·         71% Faiblesse de l’outil de recherche

·         59% Manque de rigueur et de consistance dans l’identification des contenus

·         55% Faiblesse dans les outils d’identification des contenus (ex : métadonnées)

·         49% Information non disponible en format  électronique

·         48% Navigation des contenus déficients

·         48% Usager ne sait pas comment chercher ou à quel endroit

·         37% L’information change continuellement

·         30% Usager ne peut accéder au système qui contient les contenus

·         22% Usager ne sait pas exactement ce qu’il cherche

·         22% Manque de formation sur l’utilisation des outils

Alors, allons avec l’hypothèse qu’un client me demande de bâtir un outil de repérabilité pour SharePoint, quelles seraient les composantes de ce produit :

1.       Élaborer la solution sur les composantes standards de SharePoint, la recherche en particulier

2.       Permettre la recherche par métadonnées et par multiples facettes

3.       Lorsqu’une colonne est créée dans SharePoint, automatiser l’intégration et son indexation avec l’outil de repérabilité

4.       Résultat du repérage me donnerait les informations suivantes :

a.       Un rendu du document ou du contenu

b.      Pertinence avec ma recherche

c.       Proposer des contenus alternatifs

d.      Identifier la famille du contenu : administratif, ventes, opérations

5.       Permettre une recherche dans une recherche

6.       Pouvoir réserver le document pour édition

7.       Élaboration d’une taxonomie me permettant de retrouver le contenu selon mon contexte personnel

8.       Pouvoir trouver le contenu selon le type de contenu

L’élément critique est que la repérabilité n’est pas seulement une histoire de technologie ou d’un produit, mais c’est aussi une stratégie globale au sein de votre organisation.  La formation de vos usagers, l’architecture d’information de SharePoint et la culture de l’organisation sont des enjeux que vous devez prendre en compte.

Nous devons garder à l’esprit que votre capacité de repérage est intimement lié à vos méthodes d’organisation de l’information.  Vous devez établir une stratégie pour l’ensemble du cycle de vie de l’information, de la création, organisation, gestion, repérage et publication.

S.V.P vos commentaires seront très appréciés pour bonifier cet article.