InterDoc devient: Service de consultation Alcero

Bonjour à tous,

C’est une grande étape dans notre cheminement d’entreprise.  InterDoc a été fondée en mai 1995 avec une spécialisation sur la gestion de contenu d’entreprise.  Nous avons eu une école de formation, l’Institut informatique du document  et organisé une panoplie d’événements ciblant notre expertise (XML World, Publish 99, Documation, etc.). 

Durant les derniers neuf (9) ans, InterDoc a été un chef de file dans l’implantation de solutions Documentum, Hummingbird, RedDot et LiveLink.  L’avènement de SharePoint 2007 a réorienté notre organisation pour devenir expert et cibler seulement les technologies autour de SharePoint.  

En août 2007, madame Diane Quintal a fondé la firme Alcero qui est spécialisée dans l’élaboration d’une plateforme de solutione SharePoint pour faciliter le déploiement et simplifier la mise en place de solutions baséee sur SharePoint.

Depuis 2006, mon rêve était de faire partie d’une firme de produits et de laisser la consultation traditionnelle à d’autres.  Dans ce contexte, je suis heureux de vous annoncer qu’InterDoc sera intégrée dans Alcero et sera responsable des services professionnels pour la mise en place des produits d’Alcero et de supporter nos partenaires du Mexique, des É.-U., de la France et du Canada.

Cette intégration sera bénéfique pour nos clients actuels et futurs car l’expertise produits SharePoint d’Alcero et celle d’InterDoc en terme d’architecture d’information et d’expertise en gestion de contenu d’entreprise est une union gagnante.

Ceci est mon dernier blog sous InterDoc, vous pourrez me retrouver sur: http://blog.alcero.com

Démonstration de SharePoint 2010

Microsoft vient de publier le vidéo d’une session à laquelle j’avais assisté lors de la conférence des partenaires Microsoft à la Nouvelle Orléans.  J’avais passé la session à prendre des photos de la démonstration de SharePoint 2010 avec mon Blackberry.  Pour les entreprises qui veulent avoir une petite idée de l’expérience usager de SharePoint 2010, le vidéo vous donnera de bonnes directions.

Bon vidéo!

La gestion de contenu dans un Intranet et Extranet: Évolution et contenu, Partie 6 de 6

Cet article est le dernier de la série.  Plusieurs ont sûrement trouvés, qu’il y avait principalement de la stratégie et peu de concrêt.  C’est voulu!  Même si SharePoint est une des plus belles technologies que j’ai vu afin de développer des solutions, la compréhension des concepts et des fondements de l’information non structurée (contenu) est critique.

Depuis 1985, les solutions évoluent à l’égard de l’information non structurée (contenu), et oui je vendais des systèmes SGML, Documentum et de Worklow pour Xerox de 85 à 95. Dans les faits, elle a suivi la même évolution que l’information structurée (base de donnée), mais avec 30 ans de décalage. On se remémorera les années 80, lorsque les organisations disposaient d’une panoplie de bases de données reliées aux mêmes processus, mais sans aucune possibilité de s’intégrer ni de communiquer. Les systèmes ERP, CRM, PDM, MRP, etc. ont permis d’unifier les données afin de mieux les intégrer au processus horizontal de l’organisation.  Au début, les entreprises développaient des solutions à partir d’une base de donnée, et un marché de produit s’est créé afin de proposer des solutions pré-fabriqués.  Connaissez-vous des personnes qui part d’une page blanche avec SharePoint?  Oui, c’est la même évolution…

Aujourd’hui, le domaine a innové au point que Microsoft propose SharePoint comme plateforme de développement pour nous permettre d’élaborer des solutions pour supporter les besoins d’affaires en matière d’information non structurée. La plateforme SharePoint s’intègre maintenant à celle qui est destinée aux données structurées, uniformisant l’accès à l’information quelle que soit sa nature.

Approche modulaire de SharePoint

Les différentes applications de nature structurée proposent des plateformes sur lesquelles on peut ajouter des modules applicatifs pour supporter les solutions d’affaires. Dans le monde de l’information non structurée, on retrouve la même approche avec des services au sein de la plateforme SharePoint comme la gestion électronique de document, Workflow, Blog, Wikki, la gestion électronique de contenu, l’archivage électronique, etc.

Il est vrai qu’on peut toujours acheter des solutions verticales pour résoudre des problèmes précis dans l’organisation. En contrepartie, le danger est de compartimenter les différentes natures d’information et de créer des barrières à une intégration avec les processus tel que:

• Pour les documents : gestion électronique de documents
• Pour les contenus Web : gestion de contenu Web
• Pour les archives : gestion électronique d’archives, etc.
• Pour les besoins de numérisation: système d’imagerie
• Pour les besoins de collaboration : Outils regroupant la GED, Blog, Wikki

Il est fréquent de voir au sein de grande organisation de voir une pléthore de technologie pouvant faire de la gestion électronique de document, mais résident au sein des solutions verticales qui ont été achetées par la passé.  Par example, chez un de mes clients ont retrouve: RedDot, LiveLink, SharePoint, SAP, Système de gestion des records maison, Knowledge Center de SAP, Kofax pour l’imagerie, et je ne suis pas au fait des derniers développement.

Dans les faits, SharePoint vous permet de supporter les différents besoins d’accès, gestion, recherche, collaboration et de publication des contenus, mais en plus vous propose une panoplie de service pour développer des solutions d’affaires.

Services fonctionnels

Sans être exhaustif, les modules qu’il faut implanter et déployer pour les différents départements font appel à des services applicatifs dont voici certains exemples.

Service de bibliothèque

La bibliothèque a pour rôle de centraliser l’information et d’instaurer les modalités de vérification portant sur la sécurité, le contrôle des accès, l’historique d’utilisation de l’information, la gestion des versions, le contrôle des sorties et entrées, la gestion des métadonnées, une méthode de classification et d’indexation, les règles d’affaires.

Workflow

Selon l’association internationales WfMC (Workflow Management Coalition), dont la mission est de promouvoir et de développer l’utilisation de la gestion électronique de processus, il existe quatre types de workflow.

1. Ad Hoc : il permet à l’usager de décider de faire circuler une information pour approbation ou révision en mode de série ou parallèle.
2. Administratif : il sert pour les tâches courtes, répétitives et automatisées.
3. Collaboratif : il a pour objectif de gérer le flux de l’information
4. Production : il propose des fonctions afin de gérer un processus et d’introduire les contrôles, la gestion et les correctifs nécessaires pour qu’il soit plus performant.

Indexation et recherche

Plusieurs outils de recherche et d’indexation sont connus et offerts au grand public. Souvent, l’approche est booléenne et demeure limitative. Dans les systèmes d’information non structurée, plusieurs méthodes peuvent être utilisées :

1. Recherche par métadonnées
2. Indexation plein texte
3. Extraction de concept pour rétablir une taxonomie
4. Création d’une structure arborescente pour la recherche
5. Création des relations et représentation hyperbolique

La décision d’une méthode d’indexation ou de recherche peut paraître banales, mais représente probablement un des grands défis de l’Intranet, c’est-à-dire trouver l’information.

Taxonomie, personnalisation, XML, etc.

Analyse XML, gestion des conflits, formatage XML, gestion des hyperliens, analyse de contenu, localisation et globalisation de contenu, capture de contenu, transcription, reconnaissance transactionnelle : une panoplie de services est désormais proposée pour supporter les modules qui seront installés pour une plateforme.

Voici un lien pour une description exhaustive: http://sharepoint.microsoft.com/product/capabilities/Pages/default.aspx

En conclusion, l’élaboration d’un Intranet et Extranet est complexe et demande une très grande expertise dans la gestion de contenu d’entreprise, architecture de l’information, et une compréhension de SharePoint.

Mes articles d’ici la fin de 2009 seront plus tactiques et ciblera les fonctionnalités de SharePoint 2007 et SharePoint 2010.

La gestion de contenu dans un Intranet et Extranet: Cycle de vie de l’information, Partie 5 de 6

Section organisations de l’information 

SharePoint est un outil très puissant afin de vous aider à organiser l’information selon leur nature. Dans le cas présent, le défi sera la gestion du changement avec vos utilisateurs.  Car les méthodes d’organisations dans SharePoint sont nombreuses, mais laquelle sera adéquate pour vos usagers et votre organisation.  Voici des questions:

•  Les métadonnées sur les contenus vous permettent de ne pas avoir de dossiers.  Que penseront vos usagers de cette approche?
• Vous pouvez rassembler les natures de contenu et demander à vos usagers d’identifer les types de document ou de dossier et demander ou obliger vos usagers à identifier les métadonnées.  Vont-t’il comprendre la valeur de cette nouvelle action?

L’organisation des contenus dans SharePoint est au coeur de votre projet d’implantation.  Car si l’information est adéquatement organisée, vous facilitez sa gestion, sa repérabilité et sa publication.  Pour l’organisation des contenus dans SharePoint vous devrez les catégoriser,  les classifier ou les encadrer pour rencontrer les objectifs de gestion des contenus.

Voici quelques exemples pratiques d’organisation des contenus:

1- Contenu Web

Une architecture de contenu Web pourra être prédéfinie grâce à un système de gestion de contenu Web. Les contenus seront capturés avec une approche gabarit ou de type formulaire et les règles d’affaires seront préétablies.  Naturellement, SharePoint propose une panoplie de méthodes d’organisation selon les contenus.   

Il ne restera plus qu’à entrer certaines métadonnées pour organiser les contenus de type éditorial. De plus, l’organisation aura un effet direct sur la réutilisation et la publication des contenus au sein de l’Intranet vers un Extranet ou d’autres collections de sites SharePoint.  Les contenus publiés sur un site Web sont de différentes sources et son organisation des intrants et extrants est critique pour mener à une implantation réussie.   SharePoint 2010 proposera une infrastructure unifiée pour la gestion des contenus dans un contexte Web, Intranet ou Extranet. 

Le fait de travailler à partir de la même plateforme permet l’ubiquité de l’information, mais requiert une architecture d’information pour l’ensemble de vos contenus.

2- Bureautique

L’information générée par des applications bureautiques (Word, Excel, PowerPoint) est créée et contrôlée dès la capture par l’usager. En conséquence, l’information devra être déposée dans un système central permettant d’organiser et de structurer l’information. Notre vision est que l’organisation de vos contenus se fera directement de Office 2007 ou Office 2010 afin de faciliter la gestion du changement.  Les métadonnées peuvent être sélectionnées directement de vos applications bureautiques.  Les besoins d’organisation pour les informations de type bureautique seront directement reliés au volume et aux fonctionnalités requises pour une gestion documentaire.

3- Données

Dans certains cas, les données seront capturées et organisées dans une liste SharePoint ou reliées à une application d’entreprise. Cette catégorie d’information est sûrement la plus facile à organiser, mais vous devez établir sa relation avec les autres contenus dans SharePoint.  Un projet, par exemple, n’est pas seulement des documents, il y a de la facturation, des données et de l’intelligence d’affaires.

4- Formulaires électroniques

Les formulaires électroniques sont les plus grands gagnants car ils permettent de réunir et de gérer les processus et les tâches et de capturer les informations. L’organisation s’orientera autour des processus et tâches que le formulaire doit supporter.

Les différentes méthodes pour organiser les contenus varient grandement selon leur nature. Plans de classification, métadonnées, taxonomie, règles d’affaires et gabarits de capture sont des exemples d’organisation. Si l’on garde à l’esprit que l’organisation de l’information est centralisée, contrôlée, uniformisée et encadrée, alors la recherche, la collaboration et l’accès à la bonne information n’en seront qu’améliorés.

Suite la semaine prochaine…..

La gestion de contenu dans un Intranet et Extranet: Cycle de vie de l’information, Partie 4 de 6

Lorsque les processus ou application devant migrer sur l’Intranet on été repérés et que les tâches et activités associées à leur réalisation sont comprises ou précisées, il est temps de s’intéresser à l’information. Il est important de comprendre que dans l’environnement SharePoint nous ne parlons pas seulement d’information non structurée (contenu, document, texte, image), mais aussi de l’information structurée (donnée) et semi-structurée (formulaires, xml). Même que dans l’information il y a trois (3) natures, et que SharePoint, contrairement à d’autre solution, est sûrement la meilleur plateforme que j’ai vu pour supporter les dites natures.

Dans le présent article, je vais cibler l’information non structurée, soit les contenus et son cycle de vie.

Les contenus évolue selon un cycle de vie qui se compose de six phases et est en fonction des besoins intrinsèques de l’entreprise. Une fois ces besoins connus, on doit songer aux changements à apporter, mais aussi à quel moment et sous quelle forme les faire.

Création et capture

Cette étape initiale est critique, car si la capture de l’information n’est pas encadrée, on s’oriente vers un projet de conversion. Par exemple, sans système de gestion de contenu Web, il est possible au webmestre de convertir différentes informations non structurées de Word, Excel en un format HTML.

Par contre, avec le gestionnaire de contenu, sous la version de Microsoft Office SharePoint Server 2007, intégrant un gabarit de capture uniformisé, l’auteur se concentrera sur le contenu informationnel et non sur le formatage ou le graphisme.  En plus, le fait que les contenus sont sous une plateforme unifié, la réutilisation des contenus sera simplifiés.

La nature de l’information à la création et à la capture permet d’établir les besoins d’encadrement et de gestion. Un contenu de nature éditoriale sera développé et encadré par le module de gestion de contenu de SharePoint, tandis qu’un contenu de nature bureautique, comme Word, Excel ou PowerPoint, aura potentiellement besoin d’une intégration avec Office 2007 ou Office 2010, d’un service de bibliothèque, d’une arborescence, type de contenu et de métadonnées pour faciliter la recherche et imbriquer les règles d’affaires. S’il n’est pas nécessaire d’intervenir dans la création ou la capture d’un document bureautique, son volume requiert par contre des décisions en matière de besoins par rapport aux services fonctionnels (bibliothèque, workflow, recherche, etc.).

Suite….la semaine prochaine!